Hola Raquel.
Te puedo contar como lo suelo hacer yo. Si quieres tener la máxima seguridad de hacerlo bien acude a un abogado experto en arrendamientos que redacte el contrato conforme a vuestros intereses y enmarcado en la ley de arrendamientos.
Para los demás trámites como hacer inventario, tomar buenas fotos, depositar la fianza, cambiar titular de suministros, etc, puedes acudir a algún profesional inmobiliario, gestoría, etc.
Los pasos básicos son visitar la vivienda para estar asegurarse de que es lo que el inquilino necesita, entregar la documentación que pide el propietario, hacer un estudio de solvencia para garantizar que el inquilino puede afrontar el alquiler, contratar un seguro de impago (esto es opcional), redactar el contrato siempre conforme a la ley de arrendamientos, hacer un inventario completo, acompañar un anexo con buenas fotos, entregar la fianza obligatoria a la firma del contrato, y por último quedar para firmar y entregar las llaves.
Si habéis tratado cambiar los suministros de titular tendréis que acudir a las compañías suministradoras con copia del contrato de alquiler y los documentos de identidad.